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犯了會懊悔到睡不著的簡報「10誡」你犯了哪幾種?
【今周刊】 閱讀人數:71

小林站在會議室講桌前,正準備進行一場專業簡報,昨晚他熬夜練習到凌晨3點,就是為了有最完美的表現,「演練這麼久的時間,我不用看都會背了,總經理一定會滿意的!」他信心十足地開始簡報,3分鐘、5分鐘過去了,台下的總經理始終緊皺眉頭,部門主管神色越來越不安,部門同事更偷偷打手勢,示意他趕快結束,小林疑惑不解:「我明明準備得很充分啊,到底哪裡出錯了呢?」

觀摩TED講者學習演說技巧

職場中有許多公開簡報和演說的機會,如果沒有掌握到重要技巧,當眾出糗不說,也搞砸了期待贏得主管認同,以及能夠爭取業績的大好機會。其實,一場成功的簡報,在言之有物的同時,也需兼顧表達技巧,更重要的是避免一些容易犯的錯誤。

精彩的簡報並沒有單一公式,但錯誤的簡報都有共同元素。多年來,被全世界各行各業奉為圭臬的TED演說,除了能夠讓人從精闢內容中吸收專業知識與核心理念,還有一個特別意義,那就是從厲害的講者身上取經,觀摩其演說技巧,減少不應該犯的錯誤。

TED Talk 18分鐘的祕密》作者傑瑞米.唐納文(Jememey Donovan),本身也是TED演講者,同時擔任國際研究調查機構Gar tner的行銷副總監,並經常籌辦TEDx演講,他表示,TED大會的策畫單位在邀請講者時,有所謂的10誡(TenCommandments),亦即一站上台,要徹底做好準備,充分尊重觀眾,做一場令人感動的演出。

演說不死板 用故事打動聽眾

傑瑞米.唐納文將其十誡分為兩類,一是「演說風格」,二是「表達風格」。

演說風格的5大禁忌如下:

l   禁忌1 老哏不能一用再用

許多人報告時都會「鋪哏」,認為這樣可以讓觀眾的注意力集中,但這個前提在於鋪的是好哏、新鮮的哏,如果用的是千遍一律的老哏,會讓人覺得「這個東西已經聽過好幾百次了」,就會對於你的內容沒有興趣。

l   禁忌2夢想得大,創見要新,分享之事要聞所未聞

l   禁忌3必以精彩故事穿針引線

23點彼此息息相關,那就是所提的概念要新,佐以動人與精彩的故事,無論觀眾是誰,都會期待從你的內容獲得啟發或者激勵,傑瑞米.唐納文分析,TED演講者通常有幾種吸引人的方式,例如:以與自己有關的小故事,故事與主題有密切相關;或者以「驚人之語」開場,像是在一開場時就舉出驚人的數據,或者極具挑戰傳統的個人觀點,掀起觀眾的情感。

l   禁忌4 不得在台上有推銷行為,不論是公司、商品、著作、募資需求,均不宜在台上提及

這點用意在於強調,一味地陳述自己想鼓吹的產品、服務或事實,並無法做成具說服力的簡報,因為其中缺乏了一個重要環節,那就是將產品的「特色」轉換成觀眾的「利益」,事實上,各式各樣出色的TED演講,之所以引起普遍共鳴,是因為內容對觀眾有意義,絕非直接宣傳自己的觀點有多好。

倘若是商業簡報,必須向觀眾推銷產品或服務,那在製作簡報內容時須注意,一旦提到自己、公司,以及你提供的產品服務之前,可以先自問:「這對觀眾有何利益?」凡是對觀眾有利的事物,就一定要說清楚、講明白;如果對觀眾無益,便無須多言。

l   禁忌5 不能沒有笑容

臉部表情可以溝通訊息和傳遞情緒,菜鳥講者常犯的錯誤之一,就是講得過度認真,而忽略了要微笑,以致台下觀眾也都嚴肅起來,其實越認真、越專業的簡報,輕鬆自然的笑容更是不可缺少,不僅能拉近距離,也能讓觀眾聽起來更有感覺。

5個表達風格的禁忌,包括:

l   禁忌6 沒有在台上流露出好奇心與熱情

沒人喜歡聽一場負面、消極的演講,講者語氣平淡,觀眾很快會感到無聊,相反的,講者本身對主題展現熱情與活力,觀眾也一定感受得到。

傑瑞米.唐納文特別提到已故蘋果創辦人賈伯斯,當他在蘋果產品發表會上發表演講,介紹蘋果的新產品,開口閉口都是「神奇」「難以置信」,言談中盡是感動與激情,聽他說話,觀眾可以完全感受到他想改變世界的毅力,而熱情加上好奇心,就會產生感染力,讓觀眾改變想法。

l   禁忌 7 對於其他講者的發言不得鄉愿,評論起來得暢所欲言

這點建議講者有自己的觀點,可以評論其他講者的內容,不用一味接受,但相對的,也要能接受讚揚或批評,換做商業簡報上,講者可以提出有別於傳統做法的創新見解,針對其不足提出更有效的解決方案。

l   禁忌 8 不可妄自尊大,自以為了不起;應以弱點示人,應知無不言;成功要說,失敗也不隱瞞

這是從人性出發,建議簡報內容不要有絕對性,好比一部精彩的電影,主角在片中先要歷經挫折失敗與打擊等橋段,才能如願成功,用在做簡報也是如此,講者不會是神,反而帶有瑕疵的故事,往往容易打動人心,因為它較符合大眾的期待。

l   禁忌 9 不得照稿念,應與台下互動

從頭到尾都看著投影片一字不漏地念,那不叫簡報,那叫念稿 ,記住,簡報不是一場單向的表演,而是雙向的對話溝通,過程中應與觀眾進行互動,例如拋出問題、做舉手調查等,建立彼此的信任,才能讓簡報更順利完成任務。

l   禁忌 10 不得超時,應準時結束

一場準備充分的精彩簡報,若落得沒講完的下場,那簡直是一場災難!通常講者的通病是,前面講太慢,導致後面講得很趕,為避免這種狀況,不如只準備9成,30分鐘簡報只準備27分鐘,保留一點彈性時間做Q&A,讓簡報準時結束。

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